Whistleblowing

Zgłaszanie naruszeń – Informacje ogólne

Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów jako transpozycji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i ustanawiającej przepisy dotyczące ochrony osób zgłaszających naruszenia krajowych przepisów prawnych, IBSA Poland zachęca do zgłaszania wszelkich przypadków naruszeń, o których osoby dowiedziały się w kontekście zawodowym, a które mogą dotyczyć:

  • Kodeksu Etyki Grupy IBSA oraz wewnętrznych regulacji IBSA Poland i Grupy IBSA,
  • Wytycznych i Polityki Antykorupcyjnej zgodnych z normą ISO 37001:2016,
  • lub innych naruszeń przepisów aktów prawnych wskazanych w Polityce zgłaszania nieprawidłowości, które mogłyby zagrozić działalności gospodarczej lub reputacji IBSA Poland bądź wyrządzić szkodę osobom trzecim.

Wymogi dotyczące zgłoszeń

Każde zgłoszenie powinno zawierać następujące elementy:

  • dane osobowe zgłaszającego, w przypadku gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie wybiera trybu anonimowego;
  • jasny i kompletny opis wydarzeń będących przedmiotem zgłoszenia;
  • czas i miejsce, w którym doszło do zdarzenia (jeśli są znane);
  • dane osobowe lub inne elementy (takie jak kwalifikacje i stanowisko), które pozwalają na identyfikację osoby (osób) odpowiedzialnej za zgłoszone zdarzenia (jeśli są znane);
  • wskazanie wszelkich innych osób, które mogą opisać zdarzenia będące przedmiotem zgłoszenia;
  • wskazanie wszelkich dokumentów, które mogą potwierdzić, że doszło do zdarzenia;

wszelkie inne dane, które mogą dostarczyć użytecznych informacji zwrotnych na temat tego, że doszło do zgłoszonych zdarzeń.

Zastrzeżenia:

  • Zgłoszenia nieuzasadnione lub oparte na niedających się zweryfikować pogłoskach nie będą rozpatrywane;
  • Zgłoszenia dotyczące indywidualnych spraw pracowniczych, takich jak spory pracownicze lub napięcia między współpracownikami, nie będą akceptowane.

Wewnętrzne kanały zgłaszania

Zgłoszenia można przekazywać za pomocą jednego z poniższych kanałów:

  • Poczta tradycyjna: IBSA Poland sp. z o.o. – Al. Jana Pawła II 29, 00-867 Warszawa , z dopiskiem „Poufne”, do wiadomości Działu HR;
  • Strona internetowa: https://ibsawhistleblowing.whistlelink.com – możliwość zgłoszeń pisemnych i ustnych;
  • Zgłoszenia ustne: Na wniosek sygnalisty istnieje możliwość odbycia spotkania bezpośredniego z pracownikiem z działu HR. Spotkanie można umówić za pośrednictwem powyższych kanałów.

Każde zgłoszenie będzie oceniane pod kątem zasadności i możliwości dalszego procedowania.

Gwarantowana jest pełna poufność tożsamości sygnalisty oraz zakaz stosowania działań odwetowych wobec niego.

W przypadku zgłoszeń anonimowych, sygnalista może zostać poproszony o ujawnienie swojej tożsamości – zawsze z zachowaniem poufności i zgodnie z ochroną przewidzianą przez Dyrektywę UE 2019/1937 dotyczącą whistleblowingu oraz ustawę z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.

Zewnętrzne kanały zgłaszania

W określonych przypadkach zgłoszenie może zostać przekazane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego, szczególnie jeśli spełniony jest jeden z poniższych warunków:

  • Zgłoszenie przekazane za pośrednictwem wewnętrznego kanału nie zostało należycie rozpatrzone;
  • Istnieją uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie wewnętrzne nie zostanie skutecznie rozpatrzone lub że może prowadzić do działań odwetowych;
  • Naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego.

Ujawnienie publiczne

Ujawnienie informacji za pomocą środków masowego przekazu (prasa, internet itp.), które pozwalają dotrzeć do szerokiego grona odbiorców, może nastąpić jedynie w przypadku spełnienia jednego z poniższych warunków, również popartych dowodami:

  • Sygnalista dokonał wcześniej zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub tylko zewnętrznego, ale nie otrzymał odpowiedzi w przewidzianych terminach;
  • Istnieją uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie stanowi bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego;
  • Istnieją uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie zewnętrzne może prowadzić do działań odwetowych lub w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

📄 [Pobierz tutaj] Politykę Whistleblowing IBSA Farmaceutici